Hodnoticí kritéria m4E, 2. díl

Odborná úroveň

Hodnoticím kritériem Odborná úroveň jsou dodavatelé vybízeni k uvedení tvrzení o své odbornosti, které bude přínosné pro naplnění účelu veřejné zakázky¹. Přitom je lhostejné, zda se vztahuje k technické připravenosti dodavatele² či organizaci, kvalifikaci nebo zkušenostem projektového manažera či jiných klíčových pracovníků, kteří se budou podílet na plnění veřejné zakázky. Tvrzení o odborné úrovni dodavatele je hodnoceno pozitivně jedině tehdy, pokud je jeho efekt, tj. vztah k účelu veřejné zakázky, vyjádřen číselnou hodnotou. Dalším předpokladem pro pozitivní hodnocení tvrzení je pak skutečnost, že efekt tvrzení je ověřený³ a jeho dosažení na konkrétní veřejné zakázce je tak reálné. Všechny uvedené informace pak budou nejlépe hodnoceným dodavatelem před rozhodnutím o výběru  detailně  vysvětleny a obhájeny, a to v rámci Ověřovací fáze⁴.

Díky své  otevřenosti umožňuje takto  konstruované  kritérium všem dodavatelům stejnou měrou projevit svou odbornost. Pokud povede k maximalizaci účelu veřejné zakázky a dodavatelé budou schopni tento efekt odbornosti ve vztahu k účelu vyčíslit a prokázat jeho reálnost, získají maximální bodový zisk. Aby byla schopnost kritéria umožnit dodavateli projevit svou odbornost zachována, nesmí zadavatel předem definovat konkrétní aspekty odbornosti, které  bude u dodavatelů sledovat; každý dodavatel může mít svou odbornou kvalitu postavenou jinak. Na druhou stranu však musí být  z účelu veřejné zakázky zřejmé, které cíle a potřeby zadavatele jsou pro úroveň kvality dodavatele významné a co tedy bude hodnoceno nejlépe. Podle toho mohou dodavatelé svoje nabídky orientovat.

Pro usnadnění přípravy nabídek lze zadavateli doporučit, aby jako součást zadávacích podmínek dodavatelům poskytl formuláře, které budou dodavatele vést při vyplňování hodnocených údajů. Omezení rozsahu⁵ předkládaných (a tedy i hodnocených) informací jen na ty skutečně relevantní je jedním z charakteristických prvků Best Value  Procurement⁶a podobně  je  tomu  u  m4E. V praxi se osvědčily i metodické pokyny zpracované pro dodavatele, které je názorně vedou ke správnému vyplnění formulářů. Zejména při realizaci pilotních projektů pak uvedené dobře doplňuje nadstandardní komunikace zadavatele s dodavateli před zahájením řízení, a to cestou edukativních předběžných tržních konzultací či obecnějších  setkání s dodavateli⁷.

Rizika

Smyslem kritéria Rizika je bodově zvýhodnit dodavatele, který je schopen identifikovat potenciální rizika konkrétní veřejné  zakázky a díky předchozím zkušenostem, schopnostem či odborným znalostem eliminovat možnost jejich vzniku či alespoň minimalizovat jejich dopad. Pro hodnocení v rámci m4E lze za relevantní označit riziko, které
■    může ztížit či dokonce ohrozit naplnění účelu veřejné zakázky;
■    je rizikem zadavatele;
■    dosahuje určité (zadavatelem předem stanovené) finanční významnosti;
■    lze řešit opatřením s ověřeným⁸, reálným efektem.

Ze zadávacích podmínek, resp. ze vzorových šablon pro zpracování nabídky, musí být dodavatelům zřejmé, jaké informace k jednotlivým rizikům a jaká opatření k nim mají ve svých nabídkách uvádět. Tímto mají všichni dodavatelé stejné podmínky a záleží opět pouze na jejich odbornosti, která rizika identifikují a jaká opatření  k nim navrhnou. Za taková opatření, kterými prokáží vysokou efektivitu ve schopnosti riziko eliminovat či alespoň zmírnit jeho negativní dopad, obdrží maximální množství bodů.

Informace uvedené v nabídce nejlépe hodnoceného dodavatele pak budou tímto dodavatelem prokazovány relevantními doklady a dokumenty v Ověřovací fázi. Cena opatření přitom nevstupuje do nabídkové ceny. Riziko a navržené opatření se stávají součástí plánu rizik vytvořeného v Ověřovací fázi, který je smluvním stranám k dispozici v průběhu realizace veřejné zakázky. Teprve naplní-li se potřeba na riziko reagovat, rozhodne zadavatel, zda provedením opatření dodavatele pověří, případně zda jím pověří třetí osobu či opatření zajistí jinak (např. svépomocí).

Pokročilé řešení

Hlavním cílem kritéria Pokročilé řešení je umožnit dodavatelům nabídnout více (vyšší hodnotu) nad minimální požadavky zadavatele, které ve vztahu k předmětu veřejné  zakázky  vymezil⁹. I toto kritérium, obdobně jako kritéria Odborná úroveň a Rizika, reaguje na zadavatelem vymezený účel veřejné zakázky, tedy na to, čeho má být realizací veřejné zakázky dosaženo. Dodavatelé tak hledají „mezery“ mezi účelem veřejné  zakázky a jejím předmětem a navrhují taková vylepšení, která povedou k lepšímu dosažení účelu. Jiná vylepšení předmětu veřejné zakázky (bez vazby na účel veřejné zakázky) nejsou pro hodnocení relevantní. V těchto souvislos- tech je potřeba znovu poukázat na skutečnost, že požadavky na předmět veřejné zakázky by neměly být příliš detailní, aby je  dodavatelé  byli  schopni v rámci stanovené lhůty pro podání nabídek posoudit a aby vůbec dávaly prostor pro takové vylepšení, které nepovede ke změně stávajících požadavků na předmět  veřejné  zakázky¹⁰. V opačném případě je třeba zvážit, zda kritérium Pokročilé řešení raději nevypustit.

Zadavatel vedle toho vymezí i požadavky na adekvátnost jednotlivých vylepšení, což  znamená, že stanoví limity pro vylepšení, zejména z hlediska jejich vlivu na čas a cenu realizace veřejné zakázky¹¹, případně  náklady v souvislosti s provozem stavby či jiného předmětu veřejné zakázky. Ze zadávacích podmínek, konkrétně ze vzorových šablon pro zpracování nabídky, musí být dodavatelům opět zřejmé, jaké informace mají k jednotlivým vylepšením uvádět. Rovněž budou všichni vycházet z předem vymezeného účelu a předmětu veřejné zakázky, díky čemuž mohou reagovat na tytéž mezery, resp. příležitosti. I v případě tohoto kritéria je tedy všem zřejmé, na co se mají zaměřit, podmínky jsou tak pro všechny stejné a příležitosti rovné.

Informace k jednotlivým vylepšením, které ve své nabídce uvede nejlépe hodnocený dodavatel, musí být tímto dodavatelem opět podloženy relevantními doklady a dokumenty v Ověřovací fázi. Teprve takto obhájená vylepšení představují záruku dosažení účelu veřejné  zakázky a jsou způsobilá k tomu, aby byla realizována.

Vlastnosti a schopnosti projektového manažera

Součástí m4E je rovněž kritérium, které zadavateli umožňuje interaktivní formou ověřit, zda je klíčová osoba projektového manažera (či stavbyvedoucího, hlavního projektanta, správce stavby atp.) na straně dodavatele skutečně schopna vést realizaci předmětné veřejné zakázky, resp. zda tato osoba má zadavatelem požadované osobnostní vlastnosti a manažerské schopnosti; ty jsou přitom předem v zadávacích podmínkách uvedeny. Každý dodavatel tak může volbu projektového manažera či dalších takto hodnocených osob uzpůsobit tomu, zda a do jaké míry těmito vlastnostmi a schopnostmi disponují.

Průběh ověření těchto vlastností a schopností, tj. pohovoru,  je řízen zadavatelem, nesmí jít o volnou prezentaci dotazovaného; de facto se tento pohovor podobá pohovoru uchazeče o zaměstnání s jeho potenciálním zaměstnavatelem. Délka pohovoru by neměla přesáhnout 20 minut na dotazovaného. Pohovor by neměl být veden o detailech zadávané veřejné zakázky. V této fázi zadávacího řízení nelze totiž očekávat, že dotazovaný – expert ve svém oboru – bude mít při své vytíženosti dostatek času na zcela detailní seznámení se s předmětem veřejné zakázky a podmínkami jeho plnění. Podobně mylná představa je ta, že dotazovaný (expert) nabídku připravoval sám; ani dotazy na detaily z nabídky by proto neměly během pohovoru zaznít.

Takové dotazy mohou výsledky hodnocení v rámci tohoto kritéria zásadně devalvovat. Zadavatel se tak může dotazovat zejména na motivaci dotazovaného realizovat veřejnou zakázku, jak a čím přispěje k maximalizaci jejího účelu. Může být rovněž vyžadováno, aby dotazovaný provedl krátké shrnutí svého pohledu na realizaci veřejné zakázky s důrazem na rizika a jejich zmírnění, případně aby popsal, jak dodavatel sleduje či měří svou výkonnost (efektivitu, spokojenost klientů atp.). Průběh pohovoru je třeba vhodně zachytit; v praxi se jako ideální jeví kombinace písemného záznamu hodnocení na základě předem připraveného kontrolního listu a audiovizuálního záznamu.

Kritérium tohoto typu, je - li orientováno výhradně na manažerské dovednosti projektového manažera, musí být vždy doprovázeno dalším kritériem či kritérii, která jsou zaměřena na jeho odborné schopnosti a zkušenosti. V opačném případě hrozí výběr osoby, která sice bude disponovat manažerskými kompetencemi, ale ve vztahu k předmětu veřejné zakázky budou její odborné schopnosti či zkušenosti nedostatečné, což celý proces hodnocení neobhajitelně poškodí.

Nabídková cena

Jak již bylo naznačeno v před- chozím článku, v rámci m4E lze zadavatelům doporučit pracovat s kritériem Nabídková cena tak, aby se efektivně propojilo s kritérii kvality a  výsledek hodnocení v rámci nich nijak nedevalvovalo. Vhodné je proto v zadávací dokumentaci stanovit
■    nejvýše přípustnou hodnotu nabídkové ceny a
■    hodnotu, která je považována za nejnižší možnou z hlediska hodnocení¹².

Další část

V třetí části našeho článku téma hodnocení nabídek podle m4E uzavřeme, a to popisem způsobu hodnocení nabídek a specifického institutu pro ověření pravdivosti hodnocených údajů, již výše zmíněné Ověřovací fáze.

Vysvětlivky
¹ Jak jsme popsali v předchozím článku, účel veřejné zakázky je u m4E vnímán jako generální a výslovně vyjádřená preference toho, k čemu mají dodavatelé v jednotlivých hodnoticích kritériích směřovat. Ten dodavatel, který v nabídce potvrdí maximální dosažení účelu veřejné zakázky, bude hodnocen maximálním množstvím bodů.
² Tou se myslí zejména hmotné či nehmotné vybavení dodavatele, kterým disponuje či které přímo dodá v případě zadání veřejné zakázky, zavedené metodické postupy, certifikáty dokládající schopnost poskytovat plnění veřejné zakázky v určitém standardu kvality atp.
³ Typicky předchozí praxí dodavatele či relevantních členů jeho realizačního týmu, ale také například přenositelnými zkušenostmi jiných dodavatelů či výsledky vědeckého bádání. Podstatné je, aby byl dodavatel schopen reálnost efektu přesvědčivě doložit a obhájit.
⁴ Tj. specifické fázi zadávacího řízení podle m4E, která v sobě kloubí vysvětlení (obhajobu) nabídky a přípravu na vlastní plnění smlouvy. Jedině dodavateli, který úspěšně projde Ověřovací fází, může být veřejná zakázka zadána.
⁵ Nikoli tedy obsahu – věcně musí kritérium zůstat maximálně otevřené.
⁶ Omezení maximálního rozsahu vyplněného formuláře na dvě A4/kritérium.
⁷ Ve stylu praxe Meet the Buyer, jak je známa např. z Velké Británie.
⁸ Ohledně toho, kdy lze efekt opatření považovat za ověřený, platí totéž, co uvádíme ohledně ověřených tvrzení v rámci kritéria Odborná úroveň.
⁹ Minimální požadavky přitom mohou být jen vylepšeny, avšak nikoli popřeny, a to ani z části. Je-li třeba (resp. je-li to vhodné) pro dosažení účelu veřejné zakázky minimální požadavky na předmět veřejné zakázky změnit, lze na tuto skutečnost upozornit v rámci kritéria Rizika formulací vhodného opatření. Pokročilé řešení zkrátka nesmí být v rozporu s požadavky na předmět veřejné zakázky. Tak to alespoň platí v základním nastavení m4E.
¹⁰ Z uvedeného je zřejmé, že kritériu Pokročilé řešení se bude dařit nejlépe ve stavebních projektech, v nichž jsou požadavky zadavatele vyjádřeny prostřednictvím požadavků na výkon nebo funkci (tzv. projekty Design Build), případně u zakázek na služby projektantů či technických konzultantů (správce stavby, TDI apod.).
¹¹ Na rozdíl od nákladů na realizaci opatření k rizikům jsou náklady na realizaci vylepšení automaticky součástí nabídkové ceny.
¹² Vycházíme z možnosti vymezit i pevnou cenu pro hodnocení. Takto se ona „pevná" cena fakticky stanovuje intervalem od nejnižší po nejvyšší. Jen ve vymezeném intervalu je cena relevantní pro hodnocení.